Gerir eficazmente o tempo é um dos maiores desafios no mundo profissional atual. Tarefas urgentes, e-mails constantes, interrupções e prazos apertados tornam essencial a adoção de estratégias e ferramentas que promovam uma maior organização e foco. A boa notícia? A gestão do tempo não depende apenas de disciplina, mas também do uso inteligente de ferramentas digitais — como o Outlook — que, quando bem exploradas, podem transformar a produtividade individual e de equipas.
Este curso combina os princípios fundamentais da gestão do tempo com a aplicação prática das funcionalidades do Outlook, permitindo aos participantes criar rotinas mais eficientes, organizar prioridades, automatizar tarefas e reduzir o impacto dos “cronófagos” — os desperdiçadores de tempo. Ideal para quem quer ganhar mais tempo, clareza e controlo sobre a sua agenda profissional.
Objetivos
Esta formação tem como principais objetivos:
- Reconhecer os princípios da gestão de tempo,
- Identificar os cronófagos,
- Aplicar um planeamento eficaz,
- Utilizar as ferramentas para a gestão de tempo,
- Criar técnicas de organização do tempo nas organizações.
Este curso pretende capacitar os participantes para:
- Planear o tempo com mais intenção e clareza, utilizando o Outlook como ferramenta de apoio à organização de tarefas e compromissos, com base nas prioridades individuais e profissionais.
- Poupar tempo e reduzir o stress diário, através da automatização de processos simples, da aplicação de regras no Outlook e da estruturação do dia com blocos de trabalho focado.
- Aumentar o controlo sobre tarefas e prazos, recorrendo a funcionalidades como listas, lembretes, tarefas recorrentes e categorias personalizadas.
- Melhorar a produtividade e a colaboração em equipa, ao explorar formas mais eficazes de agendamento de reuniões, partilha de tarefas e coordenação de agendas.
- Minimizar a sobrecarga de e-mails e interrupções, através de uma gestão mais eficiente da caixa de entrada e de uma organização visual mais clara do trabalho a realizar.
- Construir um sistema de organização digital personalizado, que facilite a tomada de decisões, promova o foco e contribua para um equilíbrio mais sustentável entre tarefas operacionais e estratégicas.
Destinatários
Este curso destina-se a todos os profissionais que pretendam:
- Organizar melhor o seu tempo e aumentar a sua produtividade;
- Aprender a utilizar o Outlook como ferramenta de apoio à gestão de tarefas, compromissos e comunicação;
- Reduzir a sensação de sobrecarga e melhorar a capacidade de planeamento e foco;
- Otimizar a gestão de prioridades em ambientes profissionais exigentes e dinâmicos.
É especialmente indicado para quadros técnicos, administrativos, gestores, assistentes, profissionais em teletrabalho ou em funções de coordenação, que queiram gerir melhor o seu tempo e potenciar o uso das ferramentas digitais no seu dia a dia.
Condições
Mensalidades (apenas para particulares): Taxa de inscrição de 10% + pagamento do valor restante em prestações flexíveis, sem juros, à escolha do cliente, através do parceiro Cofidis Pay. (Sujeito a aprovação, consulta-nos para mais informações).
Pré-Requisitos
Conhecimentos de Windows na óptica do utilizador e conhecimentos básicos da ferramenta do Outlook.
Metodologia
Sessões mistas de teoria e prática, realização de actividades e de trabalhos individuais e em grupo e utilização do computador pessoal. Realização de exercícios, simulações e jogos pedagógicos.
Programa
- Princípios da Gestão do Tempo
- Planeamento de Atividades
- Otimização do Tempo
- Outlook
Princípios da Gestão do Tempo
- Importância do tempo nas organizações
- Identificar e conhecer os Cronófagos
- Princípio de Pareto (regra 20/80)
- As sequências homogéneas de trabalho
- Teoria de Parkinson
- A contraprodutividade e alternância
- Os ritmos biológicos
- A dimensão subjetiva do tempo
Planeamento de Atividades
- Estabelecer objetivos
- Estrutura e características do planeamento
- Criação de tarefas
- Definição de prioridades
- Planeamento e gestão da Agenda
Otimização do Tempo
- Técnicas de organização
- Desperdiçadores de tempo
- Mecanismo de delegação
- Ferramentas de gestão de tempo
- Meios eletrónicos e as novas tecnologias
- Organização do espaço
Outlook
- Ambiente de trabalho do Outlook
- Criar regras para a organização de mensagens
- Explorar o calendário e alterar as configurações
- Criar compromissos, eventos e reuniões
- Agendar reuniões com participantes
- Criar compromissos periódicos e reuniões periódicas
- Marcação de tarefas e respetivas opções
- Criar tarefas periódicas e enviar tarefas
- Utilizar o diário e registar entradas manuais e automáticas
