A maioria das pessoas com que vou falando, identifica um conjunto de situações que as faz desperdiçar tempo e ter dificuldade de completar todas as tarefas a que se proponha.

Agrupei estas situações – desperdiçadores de tempo – em 2 grupos:

Externas às Pessoas:

• Ter que fazer múltiplas tarefas (de trabalho e de casa) ao mesmo tempo;
• Usar múltiplas formas de contacto;
• Estar sujeita a múltiplas distrações e interrupções;
• Ser convocada para um número excessivo de reuniões;

Internas às Pessoas:

• Falta de planeamento/rotinas;
• Falta de concentração;
• Falta de disciplina, procrastinar;
• Perceção do tempo desajustada;
• Desorganização ou perfecionismo;

Será que se revê em vários destes desperdiçadores de tempo? Então, é provável que as estratégias que aqui vamos ver, possam ajudar!

A primeira estratégia consiste num trabalhode auto-análise, para identificar que estratégias serão mais adequadas ao seu caso.
Quais são as estratégias que se adaptam a si?

IDENTIFIQUE O SEU ADN TEMPORAL
Como se relaciona com o tempo e como reage ao exterior? Qual o seu ritmo biológico? Ou seja, qual é a sua natureza de relação com o tempo?

Para isso, vamos começar por analisar 2 formas de nos relacionarmos com o tempo  e as estratégias possíveis para as melhorar:

Perfil 1 – PLANEADOR:

1. Gosta de planos
2. Precisa de concentração
3. Decisões pensadas
4. Horários precisos
5. Prefere reuniões e contactos agendados e planeados

Trabalhar com planeadores normalmente é mais fiável, mas também mais rígido.

Perfil 2 – ESPONTÂNEO:

1. Gosta de mudanças de planos
2. Aprecia interrupções
3. Decisões rápidas
4. Horários ambíguos
5. Prefere reuniões e contactos livres

Trabalhar com espontâneos é mais entusiasmante, e também mais inconstante.

Identifica-se com um destes perfis e precisa de usar as estratégias seguintes? Ou tendo um misto destas características,
será mais adequando adotar estratégias abaixo mencionadas?

Estratégias de melhorias:

PLANEADOR:

1. Ser mais flexível, fazer pausas
2. Planear em função das necessidades dos outros
3. Reagir positivamente ao imprevisto e ajustar planos
4. Dar atenção aos outros

ESPONTÂNEO:

1. Planear, definir objetivos, criar rotinas
2. Respeitar os planos dos outros
3. Promover ciclos de trabalhos mais longos, com menos interrupções
4. Sempre que possível, marcar antecipadamente os contactos e reuniões

Continuado a fazer esta auto-análise do ADN Temporal, consegue identificar o seu Ritmo Biológico? O seu Ciclo de Energia Natural?

Na verdade, a maioria de nós não tem um desempenho linear ao longo do período em que estamos acordados, pois a nossa energia oscila por fases de melhor e pior rendimento, de acordo com o relógio biológico de cada um:

• Os Matutinos têm maior rendimento no período da manhã e acordam cedo e bem-dispostos.
• Os Vespertinos preferem acordar e deitar tarde etêm maior rendimento pela tarde ou noite.

A Estratégia mais eficaz é usar o nosso ciclo em benefício próprio, ajustando e planeando as tarefas em função das
horas de maior e menor concentração.

As tarefas mais simples e reativas, deverão ser feitas nas horas de menor energia, por exemplo após o almoço.
Enquanto as tarefas mais complexas e exigentes, terão maior rendimento se as fizermos nas horas de maior energia: para os matutinos, será logo de manhã; e para os vespertinos, ao final do dia!

Mas, nem todos estamos nos extremos, há aqueles que conseguem adaptar o seu rendimento às exigências do quotidiano e podem variar de uma predisposição a vespertinos ou a matutinos conforme as necessidades. São os Indiferentes!
Para esses, com mais flexibilidade, poderá ser mais fácil planear de acordo com a estratégia seguinte.

Não há estratégia que funcione se não nos prepararmos. Assim, a segunda estratégia passa pelo planeamento. Usar o Método AEROC com 5 Etapas para planear o nosso dia ou semana, deverá ser uma estratégia a utilizar, principalmente para os espontâneos:

• Anotar: as tarefas a realizar no próprio dia (ou no seguinte) | na semana – TO DO LIST;
• Estimar: a duração de cada atividade |estabelecer limites | definir prazos;
• Reservar: o tempo tendo em conta imprevistos e pausas;
• Organizar e Ordenar: tarefas por blocos – agregar tarefas curtas segundo prioridades (Diferenciar Importante e Urgente), Ritmo Biológico e agendar;
• Controlar: e analisar todas as tarefas que porventura não tenham sido concluídas e reagendá-las;

Planeando e analisando o que fizemos, podemos identificar os nossos erros, corrigi-los e escolher qual a metodologia que melhor se adapta para operacionalizar o que planeamos. As sugestões de operacionalização que vemos em seguida, a terceira estratégia, são práticas simples, mas que operacionalizadas, nos podem facilitar a gestão de tempo quando estamos em casa e temos que coordenar o trabalho com vida familiar minuto a minuto:

• Partilhar o Planeamento com quem vive e trabalha e coordená- lo com o planeamento dos outros, minimiza as interrupções. Se souberem quando está ocupado, irão contactá-lo quando está mais disponível.
• Crie Rotinas para si e com a Família: As horas de acordar, as pausas, refeições e tarefas domésticas podem passar a ser uma rotina de família, intercaladas com exercício físico e conversas partilhadas com amigos.
• Crie Rotinas com a Equipa e agende a frequência de comunicação e sincronização das reuniões online, dos telefonemas ou dos follow ups com emails.
• Organize um espaço de Trabalho com boa rede e com tudo o que necessita de forma a não ter que fazer interrupções para procurar o que não está disponível.
• Controle as distrações: Desligue ou silencie as notificações e alertas das múltiplas aplicações telefone e computador e não ligue a televisão. Nos períodos de trabalho, não entre nas redes sociais e controle as pausas (que muitas vezes se prolongam sem consciência do tempo a passar).
• Controle o tempo das conversas com auto-controlo, questionando-se se a conversa está a prejudicar a sua gestão de tempo e com respeito pelos outros, refletindo se não está a perturbar a gestão de tempo dos outros.
• Controle a procrastinação (A arte de adiar) começando por admitir que a procrastinação é falta de disciplina. Se dividir o trabalho em etapas mais pequenas, colocar para si próprio um prazo antes do deadline e começar a primeira tarefa que lhe custa AGORA, poderá no final do dia, oferecer a si próprio uma recompensa!

Gerir o tempo é gerir a energia, a dedicação e o esforço que colocamos em cada uma das horas do dia. Se esta afirmação é verdade quando temos que gerir os nossos dias de trabalho na empresa, é ainda mais verdadeira, quando trabalhamos em casa, coordenando a atenção com a família e os trabalhos domésticos.

Uma boa dose de planeamento e uma dose ainda maior de flexibilidade para gerir o imprevisto, será a receita para criarmos novos hábitos e melhor gerir o nosso tempo!

Susana Cabral

Consultora/ Formadora
Artigo retirado da Edição Especial da Game Changer – Teletrabalho

Como forma de complemento ao artigo pode aceder a este webcast do ciclo Work @ Home:

• Como gerir o tempo em teletrabalho?

Pode ainda descarregar aqui a edição especial completa da Game Changer e aceder a este e a outros artigos

Conheça aqui todas as edições da GAME CHANGER e preencha o formulário, indicando a sua morada completa, caso pretenda receber gratuitamente as próximas edições da revista em formato impresso.