Apesar de distantes, podemos criar diferentes momentos de comunicação com a equipa, capazes de criar fortes laços de entreajuda e de espírito de grupo, usando as novas tecnologias.

Aqui ficam algumas dicas e boas práticas implementadas por equipas em trabalho remoto, para sua inspiração.
Retire as que lhe fizerem sentido e adapte à sua realidade, porque cada pessoa e cada equipa são únicas.

1: Agende pontos de situação e reuniões periódicas, focadas na performance

A periodicidade destes momentos e as dinâmicas a implementar vão depender das necessidades do trabalho, da maturidade das equipas e do grau de experiência em termos de trabalho remoto e domínio das novas tecnologias. Alguns momentos são para todos os colaboradores da empresa, outros são mais orientados para os managers/gestores de equipas, porque não podemos esquecer que esta é uma época onde o efeito sanduíche causa uma enorme pressão: pressão de cima para que os resultados apareçam e pressão da equipa que está ansiosa, preocupada com o futuro e precisa de instruções concretas. Outros momentos, ainda, são mais orientados para a equipa ou para o indivíduo.

COM TODOS OS COLABORADORES DA EMPRESA

Reunião Mensal

Onde, de forma clara e aberta, se debatem temas estratégicos e como a empresa se está a organizar para enfrentar os desafios do presente e do futuro. Nesta reunião, todos podem dar ideias e sugestões para o negócio e para a empresa.

Como diz o Simon Sinek:

“Somos todos parte da solução. As ideias podem vir de qualquer lugar”

(Se tiver interesse em saber mais, veja o vídeo: “Leading through chaos” com entrevista de Simon Sinek a Chris Pussel)

COM MANAGERS

Rosas e Espinhos

Reunião mensal entre managers para falar da implementação da estratégia adotada, onde cada um dá a sua opinião sobre o que está a correr bem (rosas) e o que não está a correr bem (espinhos).

COM A EQUIPA

Daily Stand Up

Briefing diário, com a duração aproximada de 20 a 30 minutos, realizado por videoconferência ou teleconferência, onde todos explicam brevemente quais são as suas tarefas para o dia e, de forma rotativa, um membro da equipa fecha a Stand Up com uma ideia ou uma frase positiva ou divertida.
Vantagens: todos ficam alinhados sobre o trabalho a realizar, reforça o comprometimento com a realização da tarefa para o dia e permite ao chefe de equipa ter uma visão global sobre o trabalho da sua equipa.

Weekly Stand Up

Reunião de equipa todas as 2ª feiras às 9h, para programar a semana de trabalho e todas as 6ª feiras às 16h, para análise do trabalho realizado e status dos projetos. Preferencialmente, fazer as reuniões por videoconferência, para poderem partilhar ecrãs com informação. Podem utilizar ferramentas de planeamento como o Asana e o Trello ou de comunicação e partilha como o Slack ou Teams ou Zoom.

COM O INDIVÍDUO

Reunião de Acompanhamento Individual

A realizar todas as semanas ou quinzenas entre a chefia e o colaborador, via videoconferência ou teleconferência.
Para perceber dificuldades, ensinar e dar feedback. Qualquer que seja o nível de maturidade do colaborador na função, faça deste um momento obrigatório na sua agenda.

2: Crie e promova momentos para reforçar a energia, a motivação e o espírito de equipa

Sanity Break

Uma pausa de 15 minutos para tomar um café virtual com os seus colegas, em que todos ligam o vídeo e falam de temas extra trabalho, dão umas boas gargalhadas, matam saudades e carregam baterias. No sítio do costume, todos os dias, à mesma hora.

Almoço de Equipa

Almoço virtual semanal com toda a equipa, com a duração de 1 hora, cada um em sua casa, com a sua refeição. Bom momento para descomprimir e para se conhecerem melhor.

Daily Check In

Diariamente, às 9h, o manager promove uma reunião com a duração de 1 hora, onde todas as pessoas da empresa/equipa (depende da dimensão, funciona com grupos até 20 pessoas) estão presentes, com o objetivo de se conhecerem melhor, fortalecer laços entre si e criar um espírito de grupo. No final da 1º semana, analisam a vantagem de manter esta periodicidade ou espaçar estas sessões, por exemplo para 2 dias na semana. Em cada dia é lançado um tema para o dia seguinte e cada pessoa tem, por exemplo, de mostrar uma foto alusiva ao tema: a infância, os filhos, o animal de estimação, as melhores férias, local onde nasceu, prato preferido…

(Se tiver interesse em saber mais sobre team building virtual e remoto veja este artigo com excelentes ideias e sugestões: “55 Fun Virtual Team Building Activities for Remote Teams“)

Tele Empatia

Em todas as chamadas telefónicas, guarde os 2 minutos iniciais para perguntar ao colega como está e como está a sua família. Todos nós precisamos sentir que pertencemos a uma equipa onde nos preocupamos e cuidamos uns dos outros.

Ritual de Equipa

Termine as reuniões de equipa com um ritual muito próprio, como fazer a onda, ter um grito de “guerra”, cantar uma música, ler um poema, contar uma piada, uma frase motivacional, etc.
(Se tiver interesse em saber mais sobre plataformas que permitem o trabalho colaborativo, aqui ficam algumas sugestões: Padlet | Mural | Miro)

Quando cuidamos uns dos outros e verdadeiramente nos preocupamos, quando comunicamos com transparência e honestidade, a confiança sai reforçada e os laços entre as pessoas da equipa ficam mais fortes. Os momentos que aqui vos trago, são momentos que permitem viver e reforçar a cultura organizacional.

Fiquem bem!

Carmen Almeida

Consultora e formadora de recursos humanos e mudança organizacional
Artigo retirado da Edição Especial da Game Changer – Teletrabalho

Como forma de complemento ao artigo pode aceder a este webcast do ciclo Work @ Home:

• Superando adversidades através do trabalho de equipa

Pode ainda descarregar aqui a edição especial completa da Game Changer e aceder a este e a outros artigos

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