1- Como se adaptou a OutSystems às mudanças provocadas pela pandemia COVID-19 e como foi gerido esse processo?
AM- A principal preocupação da OutSystems foi sempre a segurança e bem-estar dos seus colaboradores, razão pela qual adotamos o trabalho 100% remoto logo no início da pandemia.
Inicialmente, começámos com a criação de um microsite com conselhos, dicas e melhores práticas no contexto de trabalho remoto. Adicionalmente, em tempo recorde, foi criado um programa global enquanto Remote Company, em torno de três pilares: Wellbeing, Productivity and Sense of Belonging, com um espaço virtual com diferentes atividades que vão desde o yoga a meditação, apoio dedicado a colaboradores com filhos (para melhor gerirem o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional), passando pelo coaching, webinars, aulas de ginástica e de culinária, um clube de leitura, um apoio reforçado aos líderes de gestão para manterem contacto com toda a equipa, de uma forma virtual. Também as nossas consultas de psicologia e de medicina, no âmbito do nosso seguro de saúde, passaram a ser realizadas remotamente, para garantir que as nossas pessoas teriam toda a assistência necessária numa fase tão delicada.
2 – Quais foram os principais desafios encontrados? Houve também benefícios nesta mudança?
AM- Na OutSystems tentamos proporcionar a melhor experiência possível no trabalho remoto e a partir de casa, desde ajuda na construção de um espaço de trabalho dedicado até à comparticipação de determinadas despesas associadas com o trabalho remoto, como a da internet. Como referido anteriormente, desenvolvemos atividades virtuais como aulas de yoga, meditação, coaching, exercício físico em casa, aulas de culinária e até um clube de leitura. Estes tipos de atividades são muito importantes para manter a cultura da empresa e a coesão da equipa, mantendo a interação humana (ainda que virtual) que é indispensável, contribuindo para o bem-estar dos nossos colaboradores.
3 – Qual foi/tem sido a reação dos colaboradores às mudanças?
AM- A OutSystems quis saber junto de todos os colaboradores, como é que a experiência do teletrabalho estava a funcionar e realizou um inquérito que veio a mostrar que mais de 70% dos colaboradores mantiveram ou aumentaram a produtividade, ao mesmo tempo que avaliaram em 6,5, numa escala de 0 a 10, o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Isto é extremamente positivo, principalmente quando vemos ainda que 93% afirmam que as políticas implementadas pela empresa mantiveram e aumentaram o sentimento de pertença e integração na equipa.
4 – Que mudanças têm sido realizadas na OutSystems ao nível da transformação digital?
AM- A OutSystems é uma empresa tecnológica e consideramos que a evolução tecnológica decorrente da pandemia de COVID-19 acelerou uma mudança de mindset fortíssima, com um footprint que antevemos perdurar para lá do contexto COVID-19 e que nos está a fazer repensar a ligação das pessoas às organizações.
No caso da OutSystems, uma das primeiras iniciativas lançadas foi o COVID-19 Community Response Program que disponibilizou a nossa tecnologia de construção rápida de apps ao serviço da comunidade. Neste programa, apoiamos a criação de 20 apps, em conjunto com os nossos parceiros e comunidade, com o objetivo de ajudar em diferentes frentes durante o confinamento e na reabertura gradual, com o apoio à cultura, ao comércio e retalho e, mais recentemente, com apoio psicológico. Isto é transformação digital.
5 – Quais são os desafios da transformação digital numa organização tecnológica como a OutSystems e de que forma divergem dos desafios enfrentados por outras organizações neste processo?
AM- Apesar de a OutSystems ter desde sempre uma cultura de agilidade e rapidez, percebemos que numa situação de crise como esta a comunicação frequente do management team, ouvir frequentemente as pessoas para perceber como se sentem e o que precisam, sermos disciplinados e rápidos na tomada de decisão e termos líderes alinhados e que transmitam essa serenidade às suas equipas são os fatores críticos de sucesso.
6 – A OutSystems recrutou e integrou mais de 80 pessoas durante o confinamento. Quais as principais razões para o fazer, numa altura em que muitos se estavam a retrair?
AM- O trabalho remoto faz parte do ADN da OutSystems, inclusivamente, os nossos processos de recrutamento nunca pararam durante a pandemia e muitos dos colaboradores começaram logo a trabalhar remotamente devido ao confinamento. Do ponto de vista do Talento, esta estratégia tem-nos permitido selecionar as melhores pessoas, independentemente da sua localização, e os nossos processos permitem avaliar sucesso neste contexto.
7 – Houve alterações no processo de recrutamento e onboarding dos novos colaboradores?
AM- Durante o período de confinamento recrutámos e integrámos mais de 80 profissionais em todo o mundo num processo 100% digital, desde a entrevista à aceitação de proposta, passando pelas várias fases de avaliação dos candidatos (entrevistas, exercícios práticos). Uma vez fechado o processo de recrutamento, o nosso welcome-kit e a entrega de meios digitais foram entregues em casa dos novos colaboradores para que tivessem uma experiência outstanding desde o primeiro momento.
8 – Estão a recrutar trabalhadores através de “contrato remoto”. Esta aposta foi apenas motivada pela pandemia ou já existia um planeamento neste sentido? Quais as grandes vantagens?
AM- O trabalho remoto já fazia parte da história da OutSystems: estamos espalhados pelo mundo e atualmente temos escritórios em Portugal e em mais 12 cidades (Ásia, Europa e Estados Unidos), com muitos colaboradores a serem contratados no pressuposto de trabalharem a partir de casa.
No entanto, com a adoção do teletrabalho a 100% em virtude da pandemia de COVID-19, ter mais de 1.500 colaboradores a trabalhar remotamente, em diferentes geografias e com diferentes fusos horários, é um desafio ao qual temos vindo a responder de forma muito atenta e muito empenhada.
Atualmente contamos com várias ferramentas e iniciativas que visam fomentar o bem-estar e sentimento de pertença dos nossos colaboradores, apesar de estarmos fisicamente distantes.
9 – No seguimento da questão anterior, quais têm sido as alterações nas principais preocupações, aspirações e ambições dos profissionais no seio da organização nos últimos anos e de que forma tem a OutSystems respondido e promovido mudanças para ir ao seu encontro?
AM- Com a redução do contacto presencial, existe maior necessidade de comunicação e clareza na definição de sucesso. Na OutSystems, o nosso programa de gestão de performance OutPerform pretende incentivar isso mesmo, fomentando conversas regulares entre manager e membros da sua equipa, por forma a garantir uma comunicação e suporte contínuos, ainda que à distância.
O novo contexto exige alinhamento entre managers e membros de equipa sobre os objetivos em que se devem focar. O reconhecimento das pessoas passa a ter um maior foco nos resultados que são alcançados e por isso temos investido em criar uma estrutura para a definição de objetivos específicos com prazos e métricas claras.
Por fim, num contexto de trabalho remoto receber feedback específico e de qualidade revela-se cada vez mais importante porque deixamos de estar continuamente lado a lado, em interação permanente. Para tal, temos investido em 1) formar os nossos colaboradores em feedback skills e 2) incentivar um mindset de crescimento através da procura de feedback contínuo e da criação de planos de desenvolvimento concretos na nossa ferramenta dedicada, o OutPerform.
10 – Qual a “receita” da OutSystems para gerir a mudança com sucesso?
AM- A mudança sempre fez parte do ADN da OutSystems. Consideramos que a comunicação é o princípio basilar de qualquer mudança bem-sucedida. Adicionalmente, disciplina e rapidez na tomada de decisão, ter líderes alinhados e que transmitem essa serenidade às suas equipas.
11- Olhando para o futuro, quais as principais mudanças que antevê e como se está a preparar a OutSystems?
AM- Para o futuro, já temos uma ideia relativamente clara da estratégia que queremos seguir quando este cenário de pandemia deixar de ser uma ameaça ao bem-estar de todos. Queremos manter a nosso conceito de distributed work in-place. Isto significa que as nossas pessoas poderão escolher trabalhar em casa, num café local tranquilo, ou no escritório. Ao mesmo tempo, reconhecemos o papel preponderante da nossa cultura, onde a colaboração é fundamental. Portanto, os momentos de colaboração presencial serão também uma prioridade e cada manager terá a oportunidade de estabelecer uma cadência para que eles aconteçam, com base naquilo que for melhor para a equipa e para cada colaborador.
Ao mesmo tempo, queremos manter as iniciativas de socialização e team-building que sempre nos caracterizaram, e que neste momento estão a acontecer de forma exclusivamente virtual. Num cenário pós-pandémico, queremos que elas voltem a ser presenciais.
Também os nossos escritórios serão redesenhados e alvo de reestruturações: estamos a apostar em menos estações de trabalho e em mais espaços de colaboração, de brainstorming, de discussão ativa.
Por fim, sabemos que este modelo terá de ser altamente eficaz, e para tal iremos apostar muito na comunicação escrita, na gestão eficiente de agendas e reuniões, no uso de documentos partilhados, e em ferramentas digitais facilmente acessíveis a qualquer colaborador, independentemente da sua localização.
É necessário que este desenvolvimento acelerado e esta adoção rápida de tecnologia não pare. As aplicações, tal como os negócios, mercados e até economias, estão em constante evolução. Assim como a prioridade das empresas.
No nosso pilar de Productivity, sabemos que num contexto de trabalho a distância, a definição de sucesso e a clara de objetivos e prioridades torna-se ainda mais crucial. Por isso, através do nosso programa de gestão de performance, OutPerform, promovemos o nosso pilar de Setting Goals, desafiando todos os managers a definirem goals para os membros da sua equipa, sempre de forma colaborativa.
Com o contexto virtual, apercebemo-nos também que o aumento de reuniões diárias estava a causar desgaste nas nossas pessoas. Assim, lançámos o Effective Meetings Program, que procura dar ferramentas aos managers para 1) decidirem quando optar por uma reunião síncrona ou quando a comunicação assíncrona é uma melhor solução e 2) garantirem que as reuniões, se acontecem, são de facto eficazes. Para tal, desenhámos um programa de formação e um playbook com orientações e templates prontos a usar.
Por fim, os nossos pilares de Sense of Belonging e Wellbeing: um guia para ajudar os managers a implementar momentos de team building com as suas equipas, garantindo que o espírito de colaboração e ligação se mantém, e lançamos regularmente watercooler challenges nos nossos canais de comunicação, com o fim estimular a interação e momentos de descontração entre os colaboradores.
12 – Quais os principais projetos que a Outsystems tem desenvolvido e deque forma têm sido implementados?
AM- Por forma a suportar as nossas pessoas neste contexto a que chamamos de Distributed Work in Place, em que o remote tem uma forte componente, temos reforçado projetos existentes, ao mesmo tempo que lançamos novas iniciativas.
Entrevista com Alexandra Monteiro
VP of People OutSystems | www.outsystems.com