Por Dalila Vicente, Formadora GALILEU
Aumentar a produtividade dos colaboradores e acelerar a modernização do local de trabalho é umas das prioridades das Organizações. Com a mobilidade dos modelos de trabalho, a capacidade de colaborar e partilhar documentos em tempo real aumentou significativamente a produtividade e eficiência profissional.
O Microsoft 365 é a suite de produtividade mais utilizada e dependendo do licenciamento adquirido, oferece um conjunto de aplicações e ferramentas que permite aos profissionais melhorarem a colaboração, acessibilidade e segurança dos seus dados.
Podemos encontrar neste serviço as mais conhecidas ferramentas de produtividade, tais como o Excel, Word, PowerPoint, Teams, Outlook, OneNote entre muitas outras, que já fazem parte do quotidiano de muitos profissionais aos longo dos anos. Nesta suite do Microsoft 365, surgem várias outras aplicações que apesar de já não serem recentes, são ainda desconhecidas para muitos utilizadores que as possuem, mas nunca as utilizaram, como por exemplo o Sway, Planner e Forms, e que podem ser muito úteis na produtividade das equipas.
Sway:
O Sway é uma ótima opção para criar apresentações ou relatórios interativos de uma forma bastante rápida. A relativa facilidade na criação, permite também uma experiência digital impactante com uma variedade de layouts, imagens, vídeos e outros elementos disponíveis. Permite a construção em tempo real com outros utilizadores, assim como a publicação e partilha de apresentações na web. Poderá ser uma alternativa ao PowerPoint que é mais adequado para criar apresentações e com recursos mais avançados.
Planner:
O Planner é uma aplicação desenhada para gerir tarefas de uma forma simples e apelativa. Permite criar planos de projetos e atribuir tarefas específicas, com diferentes níveis de prioridade a outros membros da equipa, assim como definir prazos e acompanhar o progresso através dos relatórios gerados automaticamente. A sua integração com o Outlook e Teams permite às equipas melhorarem a sua comunicação e acompanhamento de tarefas.
Forms:
O Forms é ideal para recolher dados e feedback, quer seja através da criação de formulários ou na criação de questionários. É possível através de recursos de lógica condicional personalizar questões com base nas respostas anteriores, assim como atribuir pontos em cada questão para obter uma avaliação. A construção de formulários pode ser realizada com diferentes tipos de campos, escalas de classificação, upload de documentos, entre outros. Torna-se numa ferramenta muito útil para coletar dados de forma consolidada e organizada num único canal, podendo ser desenhado colaborativamente com outros utilizadores. A analise dos resultados é automática e em tempo real através dos relatórios gráficos da própria aplicação ou exportando em Excel os dados recolhido para um tratamento mais personalizado.
Experimente estas e outras ferramentas disponíveis no Microsoft 365 que podem ser muito úteis para aumentar a sua produtividade e melhorar a colaboração na sua equipa.