A importância da recolha de dados e do seu potencial estratégico para as organizações é um tema amplamente discutido e reconhecido nos dias de hoje. A era digital e tecnológica em que vivemos tem proporcionado uma quantidade exponencial de dados disponíveis, provenientes das mais diversas fontes. A recolha destes dados é considerada como um ativo valioso para as organizações, pois podem conter insights e informações importantes sobre o comportamento do mercado, preferências dos clientes, tendências emergentes, entre outras opções. Este tipo de abordagem permite às organizações obter uma visão mais clara e precisa dos desafios e oportunidades que enfrentam, aumentando a probabilidade de sucesso das suas ações.
Essa mesma importância estratégica também existe internamente, nos departamentos de Recursos Humanos, podendo os dados – uma vez recolhidos, tratados e analisados – ser fundamentais para ajudar em processos de tomada de decisão estratégicos para esses departamentos e para a organização. A tomada de decisão sustentada por dados tem um impacto significativo nos departamentos de RH. Esse impacto é positivo quando os departamentos de RH implementam medidas e desenvolvem processos que lhes permitem fundamentar decisões estratégicas com dados, mas pode também ser negativo se estes departamentos não o fizerem.
Este primeiro artigo produzido pelo Think Tank RH contou com a colaboração de dois membros fundadores do Think Tank RH, Fátima Gonçalves (People & Communication Director – Europe) e de Daniela Pinheiro (People Development Specialist – Europe), que partilharam a sua experiência na Cork Supply, empresa nascida no norte da Califórnia há mais de quatro décadas e que é atualmente um dos maiores fabricantes de rolhas naturais para a indústria vinícola a nível global, contando com 4 unidades de produção e a sua Sede de Investigação & Desenvolvimento em Portugal.
Invariavelmente, a atividade dos Recursos Humanos gera uma quantidade considerável de dados cuja análise pode ajudar na tomada de decisão. Com HR analytics – a recolha, tratamento e análise dos dados de RH – as decisões estratégicas para os RH deixam de ser tomadas com base em opiniões, desejos ou suposições, mas sim com métricas devidamente analisadas que não só dão uma imagem mais nítida da realidade da organização e permitem identificar tendências e melhorar processos (e resultados) nas equipas de RH. O impacto nas várias vertentes da gestão de pessoas é elevado e os benefícios são diversos.
O Recrutamento e Seleção é um dos grandes desafios para as organizações atualmente, e uma das áreas que pode beneficiar de Data-Driven Decision Making e HR Analytics. A análise de dados permite, entre outras coisas, perceber quais as fontes de candidaturas que deram melhores resultados ou otimizar processos de recrutamento (por exemplo, através da selecção dos candidatos cujas características melhor se encaixam na Cultura da Organização ou melhorando e afinando critérios de seleção).
Segundo Fátima Gonçalves, na Cork Supply “acompanhamos o período que vai desde o momento em que entra um pedido de recrutamento até ao momento em que o candidato aceita. Todos os anos vamos acompanhando e medindo a nossa performance, permitindo-nos melhorar, porque conseguimos perceber em que partes do processo se está a falhar e de seguida melhorar.”
Na Cork Supply, além dos desafios do recrutamento, é também o objetivo de proporcionar oportunidades de crescimento aos seus colaboradores que leva a organização a recorrer cada vez mais ao recrutamento interno para planeamento sucessório de equipas. Também aqui o data-driven decision making pode ser útil, a identificar oportunidades e candidatos, mas também a antecipar necessidades formativas.
De acordo com Fátima Gonçalves, “o rácio de recrutamento interno é um indicador que seguimos atentamente e que tem crescido porque temos foco nisso. Claro que nem sempre temos pessoas preparadas “dentro de casa”, mas o sentido tem sido prepará-las para essas oportunidades. Por exemplo, temos estado a preparar os auxiliares de supervisão para que, quando existirem oportunidades poderem ser eles supervisores, ao invés de irmos recrutar fora.”
Na Retenção de Talentos, estão incluídas a análise de dados de desempenho, envolvimento e satisfação dos colaboradores. Essa análise permite identificar os principais drivers da retenção ou, pelo contrário, os fatores que mais contribuem para colaboradores abandonarem a organização. Um inquérito bienal, focado na satisfação dos colaboradores é uma das ferramentas da Cork Supply para recolha de dados relevantes para a análise da capacidade de retenção de talentos da organização.
“O inquérito tem uma série de perguntas e calculamos o índice de satisfação, por empresa e global, e temos ainda um índice de satisfação por tema: ‘desenvolvimento profissional’, ‘condições de trabalho’, ‘equilíbrio entre a vida pessoal e profissional’… cada um destes temas ou áreas tem o seu índice de satisfação” refere a People and Communication Director, “são mais dados, fundamentais de reunir e analisar, e é interessante poder analisar e comparar resultados e diferenças entre as várias empresas”.
Mas não serão os únicos dados… “Fazemos recolha e análise de dados também na avaliação de desempenho” refere Fátima Gonçalves, “A nível da rotatividade e saídas voluntárias também acompanhamos e conseguimos agir de acordo com a informação. Temos uma taxa de retenção muito alta mas se as coisas mudam procuramos logo tentar identificar os motivos e agir.”
A análise de dados pode ainda ser útil no desenvolvimento de competências dos colaboradores de uma organização, nomeadamente na identificação de lacunas, e permite ainda um melhor ajuste de planos de formação às reais necessidades da organização (ou de colaboradores específicos).
Para Daniela Pinheiro, “a análise dos dados é muito importante para sustentar a tomada de decisões”; por isso mesmo “são recolhidos e analisados indicadores como o número médio de horas de formação por colaborador, o número de trabalhadores com formação (no ano). Também analisamos a formação por área, conseguindo perceber a formação mais recorrente na empresa e como devemos direccionar futuras formações”.
O plano de desenvolvimento de competências tem, assim, uma maior eficácia. Isto mesmo refere Daniela Pinheiro, que indica que esta análise “permitiu-nos conseguir dar mais formação a um maior número de colaboradores, chegando agora a todos os colaboradores, e com a análise dos indicadores conseguimos traçar o perfil e a formação ajustada para cada colaborador”.
Mas as vantagens desta análise vão mais além: Ela “ajuda-nos a perceber a direção a seguir e as decisões a tomar” e permite “apresentar à administração o resultado desse investimento”.
A análise de dados pode ser usada para informar decisões sobre remuneração e benefícios dos funcionários. Por meio da comparação de dados salariais internos e externos, é possível garantir uma estrutura salarial justa e competitiva. Além disso, a análise de dados sobre benefícios pode ajudar a identificar que benefícios são mais valorizados pelos funcionários e quais podem ter maior impacto na satisfação e retenção contribuindo para um ambiente de trabalho mais motivador e produtivo.
A ausência de uma tomada de decisão sustentada por dados, nos recursos humanos, acarreta alguns riscos:
- Decisões baseadas em intuição ou opiniões pessoais;
- Falta de alinhamento com as necessidades da Organização;
- Desperdício de recursos;
- Falta de Transparência e objetividade;
- Incapacidade de antecipar problemas e oportunidades;
Iniciar uma filosofia de data driven decision making em RH envolve estabelecer uma cultura que valorize a utilização de dados na tomada de decisões. Isso requer, em primeiro lugar uma consciencialização acerca das vantagens dos dados e o fornecimento de recursos e ferramentas adequados para recolha e análise.
É também essencial, identificar métricas relevantes, implementar sistemas eficientes de recolha e análise de dados, desenvolver competências na área e promover uma mentalidade de experimentação e aprendizagem contínua. Ao adotar essas medidas, os Recursos Humanos podem tomar decisões estratégicas assentes numa maior base, alinhando as práticas de RH com os objetivos organizacionais. Posteriormente, será sempre importante continuar a monitorizar e a avaliar a eficácia das decisões que surgem através destes dados e, se necessário, ajustar consoante os insights e resultados obtidos.
A Cork Supply começou a implementar o seu processo nesta área há cerca de 4 anos, contudo é algo que afirmam ir acompanhando continuamente.
Fátima Gonçalves dá uma perspetiva acerca de como este processo começou e tem sido implementado por parte da empresa, “Primeiro decidimos quais os indicadores que queríamos avaliar a nível de gestão de pessoas e comunicação interna. (…) Após tomar essa decisão fomos ver onde recolher esses dados”.
Este é um ponto crucial, visto que cada negócio possui as suas especificidades e necessidades, e como referido anteriormente, como ponto de partida há que saber o que se pretende avaliar e com que finalidade, para depois partir para a recolha dessas mesmas informações.
Por vezes, o processo de recolha de dados pode não ser tão rápido quanto o desejado, o que pode gerar atrasos na obtenção de informações necessárias para a tomada de decisões, cabe às organizações estar atentas a alternativas com o objetivo de agilizar o processo.
É também importante, para que a implementação deste tipo de processo seja bem sucedida, não existir qualquer tipo de resistência e todos estejam alinhados, algo que aconteceu na Cork Supply.
“Dentro do departamento quando começámos a implementar este processo nunca houve resistência percebendo vantagens na implementação é algo que é aceite com naturalidade” afirma a People & Communication Director – Europe, ao que acrescenta a colega, Daniela Pinheiro “no fundo estamos a mostrar a importância do departamento dentro da empresa, e cada vez mais a área de Recursos Humanos tem de estar alinhada com a estratégia da própria organização, através da apresentação de dados conseguem perceber isso.”
Em suma, o data-driven decision making tem-se mostrado uma abordagem eficaz na gestão de recursos humanos. Os dados têm poder e a correta análise dos mesmos, permite por exemplo tomar decisões relacionadas com recrutamento e seleção, retenção de talentos, desenvolvimento de competências, remuneração, e benefícios, entre outros. Ao adotar uma cultura data driven, implementar sistemas adequados e desenvolver competências em análise de dados, os RHs podem tomar decisões mais informadas e estratégicas, contribuindo para o crescimento e a competitividade da organização.
Artigo Think Tank RH, com participação dos seguintes membros:
Fátima Gonçalves, People & Communication Director – Europe e Daniela Pinheiro, People Development Specialist – Europe, Cork Supply
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